Ingénierie & Travaux

Najat SAOUF, Chef du Bureau d’Etude Tertiaire au Maroc, est à l’origine de cette initiative. Après une année d’utilisation, elle nous partage son expérience en revenant sur la genèse de ce projet et sur les premiers résultats très prometteurs.

Quel est votre parcours ?

J’ai rejoint Cegelec en 1999 en tant qu’ingénieur responsable d’études de l’activité Fluides. Je suis restée à ce poste près de 3 ans avant de prendre un virage plus opérationnel. En effet, de 2006 à 2009, j’ai été choisie pour devenir adjoint chef de projet sur le chantier de l’hôtel « La Mamounia » à Marrakech.

À partir de 2012, j’ai été promue chef de projet études sur le projet Renault Tanger Med, puis Chef du bureau d’études de l’activité Fluides au siège de Cegelec pour enfin devenir Chef du bureau d’études de la Direction Tertiaire en 2016.

Ma connaissance du terrain est une force, elle me permet aujourd’hui de repérer les besoins des opérationnels, d’anticiper leurs difficultés, tout en gardant une vision globale du projet.

Pouvez-vous nous en dire davantage sur vos missions au sein du bureau d’études ?

Notre Bureau d’études dispose d’expertises portant sur l’ensemble des activités du bâtiment : CVCD, plomberie, protection incendie, courants forts et faibles … Il évalue de façon approfondie les questions relatives à ces sujets : dimensionnement des équipements, coûts à prévoir, rendement. Il a également pour mission de vérifier les normes en vigueur et de définir des solutions viables.

Plus concrètement, notre expertise intervient en 2 temps :

1.  Au moment de l’appel d’offre, nous participons au chiffrage des projets. Notre mission est de faire des optimisations en présentant des offres qui nous différencient de la concurrence.

2.  Au moment de la phase d’exécution, nous préparons les livrables, effectuons des recommandations sur la base de calculs, et fournissons une expertise concernant la qualité des réalisations.

L’activité tertiaire a doublé ces dernières années et représente aujourd’hui 50M€ du chiffre d’affaires de Cegelec Maroc. Cette forte croissance a influencé la taille de notre bureau d’études qui emploie dorénavant 40 collaborateurs, dont 10 ingénieurs.

Pourquoi avoir mis en place un outil de gestion de projets ?

Nous avions identifié un problème récurrent lié au calcul des indicateurs de temps et de coût.

Chaque mois, nos ingénieurs calculaient ces indicateurs manuellement, ce qui prenait environ 20% de leur temps de travail. Ils devaient notamment saisir le nombre d’heures que chaque technicien passait sur chaque livrable. Nous avions de grandes difficultés à obtenir des informations fiables, et nous perdions de la visibilité sur l’état d’avancement réel du projet !

Les ingénieurs ont donc pris la décision de rédiger un cahier des charges afin de trouver un moyen d’automatiser et de simplifier cette tâche. C’est ainsi que nous avons pris connaissance d’un outil de gestion de projets mis à disposition par VINCI Energies, via son contrat cadre avec Microsoft : MSP Online (MS Project couplé à Project Online).

Comment fonctionne MSP Online ?

Project Online est une plateforme collaborative – mise à notre disposition par VINCI Energies Système d’Information (VESI) – qui offre des fonctionnalités étendues de collaboration, partage et reporting.

Elle est composée de MS Project (l’outil de planification bien connu), et d’une interface Web, Project Web App, permettant la collaboration et l’accès aux données des projets, aux utilisateurs, chacun selon ses droits.

Cet outil nous permet de mieux planifier et de suivre nos projets, nos ressources et nos budgets grâce à des fonctionnalités multiples :

♦ la planification : conception du planning de référence (pour les Responsables d’Etudes) ;

♦ le suivi de production : saisie en ligne du travail réalisé (en heures) de chaque livrable (pour techniciens et RE) ;

♦ le suivi de validation : saisie en ligne des statuts de validation, par le client, des livrables (pour RE) ;

♦ le reporting : édition des tableaux de bord automatique personnalisés notamment le pointage automatique mensuel, le plan de charge, le rapport Online à présenter lors des revues de projets mensuelles, etc.

Concrètement, nous créons tout d’abord un planning sur Ms Project permettant d’attribuer des charges de travail à chaque technicien et ingénieur.

Après publication du projet, les tâches s’affichent automatiquement sur les feuilles de temps individuelles des techniciens et ingénieurs qui les renseignent à la fin de chaque journée de travail (soit le nombre d’heures allouées à la réalisation de leurs tâches) et les ingénieurs peuvent ainsi suivre et valider chaque livrable.

Résultat : nous obtenons des indicateurs journaliers (et non plus mensuels comme c’était le cas) calculés et réajustés de manière automatique. Cela offre plus de transparence, plus de collaboration et surtout un moyen de recalibrer les plans d’actions plus facilement en fonction des résultats consolidés.

Quels sont les avantages à utiliser cet outil ?

♦ Moins de tâches à basse valeur ajoutée dans notre quotidien ;

♦ Automatisation des tâches donc rapidité d’exécution ;

♦ Plus de temps consacré aux tâches à haute valeur ajoutée telles que :

• Analyse et anticipation des plans d’actions
• Maîtrise des normes & réglementations
• Maîtrise du métier de base (optimisation)
• Pilotage du chiffrage
• Meilleur encadrement de l’équipe

Grâce à cette masse d’informations, nous pouvons établir un nombre d’heures par livrable beaucoup plus affiné. A force d’analyse et d’anticipation, nous devons gagner en délai de livraison.

Par ailleurs, MSP Online permet d’améliorer notre management d’équipe, en accompagnant mieux nos techniciens dans leur tâche quotidienne. Par exemple, les plus performants peuvent recevoir une prime sur objectifs, et pour ceux qui ne les remplissent pas, c’est l’occasion de trouver des solutions ensemble. L’EIM peut même s’appuyer sur cet outil, et c’est ce que nous avons fait pour l’année 2018.

Envisagez-vous de futures applications ?

Pour le moment, nous l’utilisons uniquement en phase étude sur l’ensemble de nos projets. Il est envisagé de l’utiliser sur les chantiers dans un second temps, ce qui permettrait une meilleure organisation des heures et du roulement de nos équipes sur site.

Il est encore un peu tôt pour établir un véritable retour d’expérience, mais d’ici la fin de l’année 2019, nous serons en mesure de présenter des résultats concrets.

Pour obtenir plus d’informations sur cet outil et la formation proposée par le Groupe, vous pouvez contacter :  

Mme Najat SAOUF : najat.saouf@cegelec.com

Tel : 00 212 661 89 12 58

Pour aller plus loin, consulter le document associé en cliquant ici